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Comment déterminer si les systèmes d’information en place répondent à mes besoins?

Que ce soit un Enterprise Resource Planning (ERP), un Warehouse Management System (WMS), ou un Customer Relationship Manager (CRM), tous les types de systèmes sont sujets à une désuétude dans les années à venir. Considérant qu’un système a une durée de vie d’environ 7 à 10 ans, comment pouvez-vous savoir si le vôtre est à la fin de sa vie?

Voici quelques symptômes qui pourront vous aider à le déterminer.

1. Quel est votre « Indice Excel » actuel?

En d’autres mots, combien de fichiers Excel ou papiers avez-vous mis en place pour pallier au manque de fonctionnalités de votre système actuel? Ceci est un cas classique : votre entreprise est en pleine croissance depuis plusieurs années, vous avez fait des investissements importants dans votre infrastructure physique, vous avez révisé vos niveaux de service pour chacun de vos clients et restructurer vos départements à l’interne.
Toutefois, vous avez encore les mêmes systèmes en place qui ont été implantés à faible capital pour répondre au besoin à ce moment. Plus des opérations sont effectuées à l’extérieur d’un système d’information, plus il devient difficile de retracer l’information et de maintenir une intégrité des données adéquate.

2. Répondez-vous aux exigences de votre industrie en termes de normes et de productivité?

Plusieurs entreprises sont limitées par des lois et des règlements à cause des produits qu’elles vendent ou de leur type d’entreprise. Un exemple de ce type d’exigence serait l’industrie alimentaire qui doit se doter d’une traçabilité impeccable sur la gestion des lots en inventaire. Dans ce cas particulier, avez-vous un système de gestion d’inventaire (WMS) ou un Enterprise Resource Planning (ERP) qui possède les fonctionnalités pour gérer les lots?
De plus, est-ce que vos processus en place permettent à vos équipes d’accomplir leurs tâches de la manière la plus efficace possible? Est-ce que l’architecture de vos systèmes vous permet de mettre en application de nouveaux processus? Pouvez-vous cartographier vos processus d’affaires et opérationnels? Est-ce qu’ils correspondent les uns aux autres?

3. Quelle relation entretenez-vous avec votre fournisseur?

Vous avez déterminé dans le point précédent que plusieurs de vos processus systémiques sont défaillants et engendrent beaucoup de travail manuel. Bravo, ceci est un pas dans la bonne direction! Toutefois, est-ce que votre fournisseur est le bon partenaire pour faire croître votre solution?
Dans l’ère de l’information, il est bien important de vous assurer que votre fournisseur sera en mesure de faire évoluer votre système au fil des années pour répondre à vos nouveaux besoins. A-t-il les ressources disponibles pour vous accompagner dans ce développement? Si oui, est-il en mesure de faire progresser la solution en temps et budget adéquat pour votre entreprise?
Malheureusement, il est possible que votre fournisseur actuel ne soit pas en mesure de répondre à vos exigences et il sera d’une importance stratégique pour votre entreprise de repenser le choix de la solution en place.

4. Quel est le niveau de personnalisation de votre solution actuelle?

Plusieurs entreprises ont personnalisé et figé les codes de leurs logiciels afin de répondre aux besoins que leur système actuel ne pouvait combler. Ces changements ont rendu impossibles toutes futures mises à niveau parce qu’elles pourraient potentiellement désactiver tous les codes personnalisés et entraîner des heures de reprogrammation et des problèmes de conformité. D’ailleurs, il se pourrait que votre logiciel devienne désuet plus tôt que prévu et que vous deviez demeurer avec le même fournisseur pour tous changements dans le futur.
Ainsi, il est nécessaire de réfléchir aux processus maîtres de votre organisation en gardant en tête les meilleures pratiques sur lesquelles sont développés les logiciels pour être en mesure de contrôler l’évolution de la solution et de profiter des nouvelles fonctionnalités ajoutées lors des mises à jour disponibles.

5. Êtes-vous en mesure de communiquer avec les différentes solutions de votre environnement?

Le progrès technologique incessant apporte des bénéfices clairs pour l’entreprise, mais il est possible qu’il amène aussi des maux de tête. La spécialisation des systèmes permet de chercher une productivité et une traçabilité beaucoup plus accrue que des systèmes généralistes. C’est pourquoi les entreprises au sommet de l’art n’ont pas seulement un ERP, mais ont aussi une gamme de systèmes gravitant autour de celui-ci : Warehouse Management System (WMS), Transport Management System (OMS), Order Management System (OMS), Customer Relationship System (CRM), Labor Management System LMS), etc.
La création d’un environnement qui regroupe les solutions les plus adaptées à votre entreprise, non seulement à l’interne, mais aussi pour répondre aux exigences de vos clients, par exemple d’envoyer des informations de commande automatiquement (EDI) ou même leur permettre de passer une commande directement sur un portail web ou site web de commerce en ligne, permet à votre organisation de conserver son avantage concurrentiel.
En vue de tous ces éléments, avez-vous la capacité de synchroniser tous vos systèmes dans un même environnement pour avoir toutes les informations disponibles en temps réel? Devez-vous faire de la double, voir de la triple manipulation de données pour mettre à jour vos systèmes ou obtenir l’information que vous recherchez?

6. Vous n’avez pas de systèmes en place?

Posez-vous la question suivante : avez-vous réellement besoin d’un système d’information? Si oui, lequel avez-vous besoin?
Prenez du temps pour faire un audit complet de vos processus opérationnels de l’entreprise que ce soit pour l’approvisionnement, la gestion de l’inventaire, la gestion du transport, la comptabilité, le service à la clientèle. Avec l’aide d’un expert en audit numérique, vous serez en mesure de déterminer les activités à non-valeur ajoutée et les points critiques d’erreur qui peuvent être facilement gérés par un système d’information.
Rappelez-vous : Le processus d’implantation d’un système d’information ne se termine pas lorsque l’installation et l’intégration sont complétées. Il s’agit d’un système « vivant » qui a besoin de croître avec vos opérations!

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