La sélection d’un progiciel de gestion intégré (plus communément appelé Enterprise Resource Planning ou ERP) est un projet d’une haute importance stratégique pour une entreprise.
En effet, la solution ERP est capable d'intégrer presque toutes les fonctionnalités d'une entreprise, telles que la gestion de la finance, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des stocks et des ressources humaines. Mais aussi, les fonctionnalités marketing et de ventes, la gestion de projet, la production,la gestion des clients et l'intelligence d’affaires.
Choisir un ERP peut devenir très complexe et dispendieux dans la mise en place et le maintien sans une bonne gestion. Le processus de sélection d'un ERP peut devenir très complexe et dispendieux s'il n'est pas bien géré en interne et/ou supporté par une équipe d'expert dans le domaine.
Il incombe à l’entreprise de faire un choix éclairé quant à la nouvelle solution qui sera intégrée aux opérations. Cette sélection demande une analyse approfondie des solutions sur le marché et doit se faire en adéquation avec votre savoir-faire et votre vision de croissance à long terme.
Ce logiciel de gestion vous permettra sur le long terme d'augmenter votre chiffre d'affaires.
La première étape d’un projet de sélection consiste à analyser en profondeur les processus d’affaires des départements clés de votre entreprise, d’identifier les principaux enjeux et de comprendre la stratégie de croissance à long terme.
Cette étape permettra de traduire le requis fonctionnel et de bâtir un cahier des charges qui fera partie intégrante des documents d’appel d’offres qui seront présentés aux fournisseurs potentiels.
Afin de choisir les solutions potentielles qui seront considérées dans le processus d’appel d’offres, il est important de se renseigner sur les différentes solutions. Celles qui sont présentes sur le marché et qui répondent aux meilleures pratiques de votre industrie doivent être prises en compte.
Mis à part l’adéquation avec les modules et requis fonctionnels, il est important de se questionner quant à la langue d’utilisation du système, au support offert par l’éditeur ou par le fournisseur. Ce questionnement doit se prolonger aussi par rapport aux types de clients que sert la solution envisagée ainsi qu’à la maturité de la solution.
Par ailleurs, grand nombre de solutions sont souvent implantées par des partenaires d’intégration qui se chargeront de toute la mise en œuvre de la solution.
Il faut également faire un choix judicieux quant au partenaire choisi en se fiant à des critères tels que son professionnalisme, son expérience, sa connaissance de votre industrie. Mais aussi sa capacité en termes de ressources professionnelles.
Les fournisseurs contactés devront répondre de façon détaillée aux documents qui leur seront envoyés lors de l’appel d’offres, et ce, dans les délais prescrits. Lors de l’analyse des réponses reçues, il est important de se pencher sur des critères qualitatifs tels que le respect des échéances ou encore le professionnalisme démontré par le fournisseur.
Il faudra également réaliser une analyse quantitative approfondie de l’adéquation des fonctionnalités du système avec vos requis fonctionnels ainsi que de l’habileté de la solution à répondre à celles-ci sans personnalisation ou recours à des solutions tierces.
Les démonstrations des solutions vous permettront de vous familiariser avec les fonctionnalités du système ainsi qu’avec l’interface utilisateur. Afin de pouvoir vous projeter dans l’utilisation de la solution, il est important de bâtir un scénario de démonstration qui reflétera vos processus d’affaires et vos principales interrogations.
Lorsque la décision sera prise, il est important d’analyser chaque composante du contrat fournisseur et de clarifier tous les éléments pouvant comporter des risques pour vous. N’hésitez pas à faire recours à un avis juridique pour vous protéger.
Si vous voulez vous faire accompagner par un consultant spécialisé en logiciel ERP, contactez-nous. Ce consultant vous permettra d’être guidé durant le processus de sélection en vous donnant de précieux conseils tout en vous permettant de déléguer la gestion du projet de sélection.
De plus en plus d’entreprises se font accompagner dans leurs stratégies par des experts de solutions logicielles de transformation numérique en logistique qui leur permettent de développer leur croissance et de prendre les bonnes décisions.
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